Совместный доступ к файлам и документам
Любым содержимым Диска можно поделиться двумя способами: с конкретными людьми, каждому своя роль, либо по ссылке, которую откроет кто угодно, в том числе человек без учётной записи Qubix. Оба способа работают и для одного файла, и для документа, и для целой папки.
Доступ открывается из меню файла или папки по правой кнопке — пункт Доступ — и изнутри открытого документа, где это кнопка Поделиться. Кнопка в документе появляется, только если вы вправе делиться объектом; пункт меню в файловом менеджере есть всегда, но без права делиться открыть его не получится — придёт отказ.
Выдать доступ человеку
-
Откройте окно Доступ у нужного объекта.
-
В поле Добавить людей начните вводить имя или @псевдоним и выберите сотрудника. Он добавится с ролью Читатель.
-
Смените роль в списке рядом с его именем.
Роли всего три:
- Читатель — открывает и читает.
- Комментатор — вдобавок оставляет комментарии.
- Редактор — вдобавок редактирует.
Список озаглавлен Люди с доступом и всегда начинается с Владелец. Все, кому вы дали доступ, находят объект на полке Доступные мне. Доступ забирается там же: выберите Убрать доступ напротив человека — он теряет доступ сразу.
Объекты, которыми поделились, помечены в файловом менеджере: небольшой значок с людьми рядом с названием означает Есть доступ у других людей, так что видно с одного взгляда, что ушло за пределы вашего круга.
Дайте доступ к папке один раз — и всё, что вы создадите или загрузите в ней потом, окажется доступно тем же людям. Обычно это заметно меньше работы, чем раздавать файлы по одному.
Исключение — объект, перемещённый в общую папку: он сохраняет тот доступ, что у него уже был, и людей папки не подхватывает. Поделитесь им отдельно либо сразу создавайте его в этой папке.
Раздать ссылку
Ссылка нужна, когда у человека нет учётной записи Qubix — дизайнер, подрядчик, менеджер партнёрской сети.
-
В разделе Общий доступ переключите Ограничен на Все, у кого есть ссылка.
-
В поле Роль ссылки выберите, что позволяет ссылка: просмотр, комментирование или редактирование.
-
Нажмите Скопировать ссылку и отправьте ссылку.
Ссылка на папку даёт гостю обойти её целиком и открыть то, что внутри; ссылка на файл или документ открывает один этот объект. Если ссылка позволяет комментировать или редактировать, гостю доступна и панель комментариев: чужие комментарии появляются сразу, без перезагрузки страницы. По ссылке «только просмотр» комментариев нет вовсе.
Смысл двух режимов ровно такой, как написано в подсказках под ними: Открыт только добавленным людям против Открыт всем в интернете, у кого есть ссылка. Переключение обратно на Ограничен отзывает ссылку: тот, кто откроет её после этого, увидит «Ссылка недействительна» с пояснением, что доступ отключили. Так и обрывают ссылку, которую уже отправили.
Что видит человек по ссылке
Ссылка открывает отдельную страницу, без входа в Qubix. На ней видно название объекта и отметка Доступ по ссылке, а дальше всё зависит от того, что вы разрешили:
- Папка — список, по которому можно ходить: папки открываются вглубь, файлы скачиваются.
- Файл — карточка со скачиванием.
- Документ — сам документ, и его можно править, если ссылка даёт редактирование.
- Комментарии — гость с ролью комментатора или редактора пишет в панели комментариев и видит чужие комментарии в реальном времени. Подписаны гости как Гость — своей учётной записи у них нет.
Вместо содержимого гость увидит один из трёх экранов, если доступ закрыт: «Ссылка защищена паролем» просит пароль, «Срок действия ссылки истёк» появляется после наступления даты окончания, а «Ссылка недействительна» — на отозванную или неправильную ссылку. На неверный пароль ответят Неверный пароль и дадут ввести снова.
Пароль на ссылку
Сама по себе ссылка и есть ключ: открыть объект сможет любой, кому она попала, и её легко переслать дальше. Пароль это закрывает.
- При включённой ссылке заполните поле Задать пароль и нажмите Сохранить.
- Передайте пароль человеку отдельно от самой ссылки.
После установки в окне появляется отметка Защищено паролем и две кнопки: Изменить и Убрать.
Гостя спросят пароль один раз, дальше он остаётся разблокированным на год. Смена пароля сразу отключает всех, кто разблокировал ссылку старым, — меняйте его, когда доступ у кого-то больше не нужен. Снятие пароля оставляет ссылку открытой.
Срок действия ссылки
Установите Срок действия ссылки в 1 день, 7 дней, 30 дней либо Своя дата и укажите день и время сами. После этого момента ссылка перестаёт работать сама, и вместо ваших файлов гость видит короткий экран «срок ссылки истёк». Значение Без срока оставляет её открытой без ограничения по времени.
Отправляете подрядчику папку на неделю? Поставьте срок в 7 дней — доступ закроется сам, помнить об этом и отзывать его руками не придётся.
Спрятать подпапку внутри общей папки
Внутри папки, к которой открыт доступ, может быть подпапка, которую видеть посторонним не нужно, — черновики, внутренние цифры. Откройте окно доступа этой подпапки и включите Исключить из доступа к родительской папке. Она пропадает полностью: её нет в списке и до неё нельзя добраться ни тем, кому вы дали доступ, ни гостям по ссылке.
Скачивание, копирование и печать
Шестерёнка — Настройки — открывает раздел настроек. Под заголовком Кто может скачивать, копировать и печатать вы решаете, кто может выносить содержимое за пределы Диска: отдельно для Редакторы и отдельно для Комментаторы и читатели. Когда переключатель выключен, читатели и комментаторы кнопки скачивания не видят. У редактора, закрытого «редакторским» переключателем, кнопка пропадает внутри открытого документа, а в списке файлов остаётся — отказ приходит уже при попытке забрать файл.
Тот же запрет действует и на гостя по ссылке — по той роли, которую ссылка даёт: если вы закрыли скачивание читателям, то и по ссылке «на просмотр» файл не скачается. Гостю на месте кнопки скачивания объяснят причину: «Владелец отключил скачивание по этой ссылке.»
Переключатель под заголовком Доступ — Разрешить редакторам менять права и делиться — решает, могут ли ваши редакторы передавать доступ другим людям. Если он выключен, раздача доступа остаётся только за вами.
Передать объект другому
Выберите Передать владение напротив человека и подтвердите: он становится владельцем, а вы остаётесь на объекте редактором. Пригодится, когда сотрудник уходит из команды или проект переходит к другому человеку.